Nie każde zadanie warto automatyzować
Automatyzacja ma koszt: trzeba ją zbudować, a potem utrzymać. Dlatego pytanie nigdy nie brzmi „czy da się to zautomatyzować?" — da się prawie wszystko. Pytanie brzmi, które zadania szybko ten koszt zwracają, a które lepiej zostawić człowiekowi. Właściwa kolejność to większość wartości.
Cechy dobrego pierwszego kandydata
- Częste: dzieje się codziennie albo wiele razy dziennie, więc drobne oszczędności się sumują.
- Oparte na regułach: kroki są za każdym razem takie same i nie wymagają osądu.
- Jasne dane wejściowe: informacja przychodzi w przewidywalnej formie, a nie jako mail pisany prozą.
- Łatwe do sprawdzenia: jeśli coś pójdzie źle, da się to szybko wychwycić i poprawić.
Co na razie zostawić
Wszystko, co rzadkie, co zmienia się za każdym razem i gdzie błędna odpowiedź jest kosztowna oraz trudna do zauważenia. Automatyzacja bałaganu sprawia tylko, że bałagan jest szybszy. Jeśli proces trzeba uporządkować, zanim zrobi go rzetelnie człowiek — trzeba go uporządkować, zanim zrobi go maszyna.
Zacznij mało, potem idź za bólem
Najlepsza pierwsza automatyzacja to taka, za którą nikt nie zatęskni — nudne, codzienne zadanie, którego nikt nie lubi. Wdróż ją, pozwól ludziom poczuć odzyskany czas, a potem idź za kolejną skargą. Automatyzacja robiona tak buduje zaufanie zamiast niepokoju, a plan sam się pisze z tego, co realnie spowalnia ludzi.